Strona główna / Biznes / Elektroniczne archiwum dokumentów, czyli jak usprawnić pracę swojej firmy

Elektroniczne archiwum dokumentów, czyli jak usprawnić pracę swojej firmy

Elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na zoptymalizowanie czasu pracy i zwiększenie wydajności pracowników. | fot.: materiał partnera zewnętrznego

Wraz z rozwojem działalności wzrasta ilość dokumentów, które powoli przestają mieścić się w szafkach. Fakt, że zajmują one dużo miejsca to jednak niewielki problem w porównaniu z tym, na jakie trudności natrafiamy, gdy próbujemy coś w tym stosie znaleźć. Istnieją na szczęście sposoby, które pomogą odnaleźć ład nawet w tym chaosie. Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów i jakie zalety ze sobą niesie jego wprowadzenie? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.

Elektroniczne archiwum dokumentów – rozwiązanie na miarę XXI wieku

Elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na zoptymalizowanie czasu pracy i zwiększenie wydajności pracowników. Jest to świetne rozwiązanie zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Sposób działania jego jest następujący: każdy dokument zostaje opisany, po czym otrzymuje metrykę, dzięki której można go później z łatwością odnaleźć w bazach danych.

Rozpoczęcie korzystania z elektronicznego archiwum dokumentów nie wymaga ani dużych nakładów pracy, ani finansowych. Jedyne co trzeba zrobić, to znaleźć profesjonalną firmę świadczącą tego typu usługi – na przykład Baseline.

Jakie są zalety elektronicznego archiwum dokumentów?

  • Spośród licznych zalet elektronicznego archiwum dokumentów przedsiębiorców powinna zainteresować zwłaszcza oszczędność pieniędzy. Nie musimy przejmować się wydatkami na drukarki, niszczarki, skanery, segregatory i inne przedmioty konieczne do prowadzenia sprawnej dokumentacji. Z tych samych względów prowadzenie cyfrowego archiwum wiąże się także z oszczędnością miejsca.
  • Oszczędność czasu. Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów odnajdywanie wszystkich dokumentów staje się dziecinnie proste – zajmuje to kilka sekund.
  • Dostępność – aby móc uzyskać dostęp do potrzebnego dokumentu wystarczy komputer i dostęp do Internetu. Odczytywanie dokumentów w podróży, w czasie wyjazdu służbowego czy podczas szkolenia nie stanowi najmniejszego problemu.
  • Bezpieczeństwo – papierowe dokumenty mogą ulec zniszczeniu, mogą zostać wykradzione lub zgubione. W przypadku ich elektronicznych wersji takie ryzyko nie istnieje.

Ekologia

Olbrzymią zaletą elektronicznego archiwum dokumentów, choć nie związaną bezpośrednio z usprawnieniem działalności firmy, jest to, że jest to system przyjazny dla środowiska. Dzięki cyfrowemu archiwizowaniu dokumentów oszczędzamy papier i przyczyniamy się do zmniejszenia wycinki drzew. Na pewno spodoba się to osobom, które mają na uwadze dobro naszej planety, co w efekcie przyczyni się do wzrostu popularności naszej firmy.

Materiał partnera zewnętrznego