Strona główna / Biznes / Jak zorganizować targi i imprezy tematyczne

Jak zorganizować targi i imprezy tematyczne

Aby zorganizować wydarzenie, które zgromadzi wielu wystawców oraz odwiedzających, trzeba dysponować dużą przestrzenią wystawienniczą. | fot.: materiał partnera zewnętrznego

Sukces targów i imprez tematycznych zależy przede wszystkim od tego, gdzie zostaną one zorganizowane, jacy wystawcy będą się na nich prezentować i w jaki sposób wydarzenie zostanie rozreklamowane. W komunikacji wydarzenia warto postawić na nowoczesne media, np. media społecznościowe.

Organizacja przestrzeni wystawienniczej

Aby zorganizować wydarzenie, które zgromadzi wielu wystawców oraz odwiedzających, trzeba dysponować dużą przestrzenią wystawienniczą. Jeżeli na targach mają być prezentowane duże obiekty, np. maszyny rolnicze, hala powinna być dodatkowo wysoka. Hale wystawowe najczęściej należy rezerwować z dużym wyprzedzeniem, nawet rocznym, ponieważ kalendarz targów opracowywany jest często na cały rok z góry. Za przestrzeń wystawienniczą może posłużyć także wnętrze hali lub magazynu, o ile wyposażone jest w pomieszczenia sanitarne. Magazyny takie znajdują się zarówno w obrębie największych miast, jak i na ich obrzeżach, w pobliżu ważnych dróg ogólnopolskich i międzynarodowych. Magazyny do wynajęcia w Poznaniu znajdują się m.in. w pobliżu autostrady A2 i Portu Lotniczego Ławica, a także ok. 120 km od granicy z Niemcami, a w Lublinie – ok. 11 km od Portu Lotniczego Lublin i 100 km do granicy z Ukrainą.

Zaproszenie wystawców i zaplanowanie układu stoisk

Kiedy miejsce na imprezę jest już zarezerwowane, można rozesłać zaproszenia dla wystawców, zamieścić ogłoszenia w prasie, przede wszystkim branżowej, i w internecie. Warto zaplanować rozmieszczenie stoisk według pewnego klucza, np. tematycznego. W takim wariancie wystawcy prezentujący podobne produkty lub usługi znajdowaliby się obok siebie. Przestrzeń można podzielić na sektory, rozdzielone alejkami. Dostęp do każdego z nich powinien być łatwy. Należy przesłać wystawcom wszystkie potrzebne dokumenty, dowiedzieć się, ile miejsca potrzebują na swoje stoisko, oraz czy potrzebny jest im określony sprzęt, np. projektory, stojaki do rollupów itp.

Rozreklamowanie wydarzenia

Jeżeli targi mają charakter otwarty, tzn. może na nie przyjść każdy zainteresowany, wydarzenie należy rozreklamować. Warto połączyć tradycyjne kanały, np. ogłoszenia w prasie branżowej, prasie lokalnej, radiu i telewizji, reklamę zewnętrzną, np. billboardy z reklamą w internecie, przede wszystkim w mediach społecznościowych. Każde większe wydarzenie powinno mieć swój fanpage, aktualizowany od momentu, kiedy zapadnie decyzja o organizacji targów. Celami komunikacji w mediach społecznościowych powinny być:

  • poinformowanie o wydarzeniu, jego aspektach praktycznych, takich jak miejsce, dojazd, cena biletów,
  • zachęcenie do udziału w wydarzeniu, np. poprzez wskazanie korzyści takich jak możliwość zapoznania się z ofertą wielu wystawców w jednym miejscu, porozmawiania z przedstawicielami firm, wypróbowania produktów,
  • stworzenie dobrej atmosfery wokół targów, co można uzyskać np. poprzez zamieszczanie materiałów z tzw. backstage’u, np. zdjęć pracowników targów, którzy montują boksy dla wystawców, publikację memów powiązanych z tematem targów itp.

Warto też zaangażować w wydarzenie blogerów zajmujących się danym tematem. Mogą oni być gośćmi specjalnymi imprezy, wystąpić z wykładem lub prezentacją, zrecenzować na swoim blogu imprezę lub wybrane produkty, np. w formie osobistego rankingu.

Zobacz także: jak zorganizować wystawę sztuki

Materiał partnera zewnętrznego

Sprawdź także

Arbre en fleurs BIS

Widziałem się z Vincentem. Wrażenia z wystawy multimedialnej Van Gogh Alive

Od 14 listopada 2015 zeszłego roku, w Warszawie, trwa multimedialna wystawa dzieł słynnego, holenderskiego malarza, …