Podobne artykuły

Chyba każdy chciałby zarządzać swoim czasem w pracy tak, aby pod koniec dnia być w pełni usatysfakcjonowanym z efektów swoich działań. Niestety dobrą organizację często utrudniają nam nie tylko czynniki zewnętrzne (otoczenie), ale także wewnętrzne (ogólne samopoczucie). Pracę mogą jednak znacznie ułatwić liczne sposoby na podniesienie poziomu efektywności. Poznaj najskuteczniejsze z nich!

Efektywne zarządzanie czasem powinno przede wszystkim opierać się na analizie wszystkich zadań, by określić, które z nich jest dla Twojej firmy priorytetowe. Kiedy zdecydujesz się na ich realizację, skoncetruj się właśnie na tym jednym zadaniu. Aktualne badania pokazują bowiem, że wielozadaniowość jest nieefektywna i zabiera nam ponad 40% produktywnego czasu. Sprawdź, z jakich technik warto skorzystać, by lepiej zorganizować swój dzień w pracy.

Odpowiednie planowanie to gwarancja sukcesu

Jak już wspomnieliśmy, w efektywnej pracy kluczowe jest wyznaczanie najważniejszych zadań. Ważne jest też uświadomienie sobie tego, co zyskasz, kiedy wykonasz zadanie, bądź jakie będą konsekwencje, kiedy nie zostanie ono wykonane. Kiedy znasz swój cel, Twoje działania nabierają większego znaczenia, dzięki czemu jesteś bardziej zmotywowany. Warto wykonać plan kolejnych kroków – umożliwi Ci on kontrolę nad danym projektem. Łatwiej przewidzisz, w jakim czasie zakończysz pracę and projektem, kiedy potrafisz określić, na którym etapie prac jesteś, i kiedy wiesz, ile czasu zabiera Ci wykonanie danego zadania.

Sam wyznacz sobie deadline

Zadania bez określonego terminu realizacji często rozciągają się w czasie. Jednym ze sposobów na efektywniejsze zarządzanie swoją pracą jest przydzielenie sobie daty, której nie możesz przekroczyć podczas pracy nad zadaniem. Określ też konkretne godziny w ciągu dnia, które przeznaczysz na konkretny projekt. Kiedy będziesz świadomy, ile czasu Ci zostało, by ukończyć zadanie, łatwiej zmotywujesz się do pracy, która przyniesie konkretne rezultaty. Warto odnieść się tutaj do zasady Pareto – zgodnie z nią po uszeregowaniu wszystkich zadań według ich wartości aż 80% tych wartości można uzyskać, gdy wykonasz zaledwie 20% zadań.

Zarezerwuj swój czas w pracy na konkretne działania

Niekiedy w ciągu dnia bierzesz udział w wielu czasochłonnych spotkaniach. Często są one nieuniknione, przez co masz mniej czasu na zadania wyznaczone do realizacji, za które jesteś odpowiedzialny. W takich dniach pomocne jest zarezerwowanie kilku godzin wyłącznie na pracę indywidualną nad priorytetowym zadaniem. W wielu programach wykorzystywanych przez firmę masz możliwość poinformowania współpracowników w jakich godzinach jesteś zajęty. Kiedy wydzielisz sobie własne 2 lub 3 godziny, nie będą rozpraszać Cię kolejne telefony czy sprawy do przedyskutowania. Łatwiej też skoncentrujesz się na wykonywanym zadaniu, dzięki czemu zrealizujesz je szybciej i lepiej.

Dopisz przerwę do listy zadań

Krótka przerwa w pracy lub chwila na filiżankę kawy może przyczynić się do wzrostu Twojej produktywności. Warto zadbać o to, by ekspres do kawy w firmie był zawsze gotowy do pracy. Na ogólną poprawę samopoczucia wpływa także odpowiednie nawodnienie, dlatego kiedy nie masz pod ręką butelki wody, sięgnij do dystrybutora wody źródlanej w Twoim miejscu pracy. Pamiętaj, że już kilka minut przerwy wpłynie pozytywnie na Twoją efektywność. Warto więc uwzględnić w swoim planie dnia lunch, krótką rozmowę ze współpracownikami czy kilka oddechów na świeżym powietrzu.

Każde zadanie składa się z mniejszych elementów

Sukces jest rezultatem długofalowej pracy. Dlatego na konkretne zadanie czy projekt warto spojrzeć z większej perspektywy, bo składa się na nie wiele elementów. Warto skorzystać z technik, które ułatwiają podział danego materiału do opracowania na mniejsze części, jak np. technika Pomodoro. Polega na podziale czasu zaplanowanego na konkretne zadanie na 4 bloki 25-minutowe. Po każdym zrealizowanym bloku czasowym należy poświęcić 5 minut na przerwę. Po zakończeniu 4. bloku Pomodoro, należy przeznaczyć 20-30 minut na robienie czegoś niezwiązanego z wykonywanym wcześniej zadaniem. Ten system ułatwia zmotywowanie się do pracy w przypadku trudnych zadań i skutecznie poprawia koncentrację.

Nie odkładaj efektywności na później!

Na efektywność wykonywanej pracy wpływają nie tylko wypracowane nawyki czy techniki działania, ale także Twoje nastawienie. Warto być świadomym, w jaki sposób działamy i zmieniać to, co wpływa na spadek produktywności. Efektywnej pracy sprzyja też systematyczność, która pozwala kontrolować przebieg tego, co już zostało wykonane, i jasno nakreślić zdania, które nadal wymagają ukończenia.

Materiał partnera zewnętrznego