delegowanie zadań
Jeśli chcemy się rozwijać i zostawić dla siebie przestrzeń na działania ważne i strategiczne, musimy oddać część spraw innym | fot.: Fotolia
Strona główna / Biznes / Praca / Jak pracować efektywnie?

Jak pracować efektywnie?

Z pewnością każdy z nas chce łączyć w pracy efektywność z oszczędnością energii. Jak dobrze wykonywać swoją pracę bez większego wysiłku? Istnieją sposoby, które jeśli tylko wejdą nam w krew, przyniosą nam pod tym względem same korzyści. 

Planowanie

Z planowaniem jest tak, że należy to robić regularnie, aby przynosiło efekty. Najlepiej codziennie wieczorem (ewentualnie z samego rana) należy spisać sprawy i zadania, które czekają nas następnego dnia. To sposób, by zawsze wiedzieć, co przed nami. Dzięki planowaniu zawsze możemy sprawdzić, czy o czymś nie zapomnieliśmy i co powinniśmy zrobić. Nie należy jednak przesadzać z ilością spraw do załatwienia na dany dzień. Przy planowaniu należy być realistą. Trzeba brać pod uwagę to, iż doba ma tylko 24 godziny a my ograniczoną ilość energii.

Natychmiastowe podejmowanie decyzji

Odkładanie decyzji na później najczęściej jest nieuzasadnione. Dodatkowo, opóźnia pracę innych. Większość spraw można wykonać od ręki i są to sprawy nieskomplikowane, nie wymagające godzin, czy dni do namyślenia się. Tylko nieliczne wymagają zebrania potrzebnych informacji i rozważenia wszystkich „za” i „przeciw”. tylko wówczas sprawdza się powiedzenie „pomyślę o tym jutro”.

Sprzątanie biurka

Wiele osób tłumaczy się, że doskonale wie, co gdzie ma. Jednak w rzeczywistości miliony razy przekopujemy się przez stertę papierów w poszukiwaniu tego właściwego. W ten sposób tracimy wiele cennego czasu. Ponadto, ciągle nas coś rozprasza i zaprząta myśli liczba spraw do załatwienia. Nawyk codziennego sprzątania biurka pozwala w symboliczny sposób zamknąć zawodowe sprawy w szufladzie przed wyjściem do domu. W ten sposób łatwiej przestawić mózg w tryb odpoczynku.

Delegowanie zadań

Z delegowaniem zadań wiele osób ma problemy. Ciągle wydaje się nam, że nikt lepiej tego nie zrobi niż my sami. To kolejny pochłaniacz czasu. Jeśli chcemy się rozwijać i zostawić dla siebie przestrzeń na działania ważne i strategiczne, musimy oddać część spraw innym. Przede wszystkim, przekazujmy sprawy, które może wykonać każdy oraz takie, do których ktoś ma większe kompetencje niż my, np. sprawy księgowe. To trudna sztuka, gdyż wymaga zaufania innym i oddania części władzy.

Natychmiastowe odpowiadanie na korespondencje

Wydawałoby się, iż to błaha sprawa jednak ile razy zdarzyło się nam otworzyć maila i zamknąć, z myślą, że później do niego wrócimy. Jednak, potem bardzo dużo czasu zajmuje nam odnalezienie tej wiadomości. Czasami w ogóle zapominamy o sprawie. Najlepszą metodą jest zaplanowanie czasu, w którym otwieramy pocztę i poświęcamy jej czas. Natychmiast załatwiamy sprawy, które wymagają krótkiej odpowiedzi. Inne, do których trzeba się przygotować (jak np. napisanie sprawozdania) planujemy, kiedy się nimi zajmiemy i zapisujemy je w kalendarzu. Pozostałe wiadomości kasujemy. To najskuteczniejsza metoda na pocztę internetową.

Takie niewielkie zmiany w naszym zachowaniu mogą znacząco przełożyć się na efektywność naszej pracy. Wystarczy trochę nad sobą popracować, by szybko zauważyć znaczne efekty.

AKA

 

Sprawdź także

Relacje bez przemocy – nie tylko w biznesie

Tradycyjna komunikacja, z jaką mamy do czynienia w większości firm, zazwyczaj opiera się na wydawaniu …