Strona główna / Biznes / Negocjacje i ugoda z dłużnikiem
Z dłużnikiem przy stole
Najwłaściwszą metodą prowadzenia negocjacji jest strategia rozwiązania problemu. | fot.: materiał partnera zewnętrznego

Negocjacje i ugoda z dłużnikiem

Negocjacje są umiejętnością prowadzenia rozmowy z kontrahentem, który nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań. Negocjacje z dłużnikiem to o wiele szybszy sposób, niż droga sądową na odzyskanie zaległych pieniędzy. Negocjacje nie przekreślają dalszej współpracy z dłużnikiem, na co nie możemy liczyć decydując się na spór sądowy. Dlatego też, wierzyciel jak i dłużnik powinni dołożyć należytej staranności, aby z powodu windykacji przedsiębiorstwo dłużnika nie zbankrutowało. Najlepszym windykatorem jest osoba, która potrafi zmotywować dłużnika, jest elastyczna i posiada zdolności psychologiczne, a nie jak powszechnie się uważa osoba, która zastrasza dłużnika.

Jak prowadzić negocjacje?

Przede wszystkim musisz traktować dłużnika jak partnera. Nie możesz go postrzegać jak swojego wroga, ani przyjaciela. Najwłaściwszą metodą prowadzenia negocjacji jest strategia rozwiązania problemu. Stosując taką praktykę powinieneś stanowczo trzymać się swoich argumentów co do niezapłaconych należności, aczkolwiek musisz okazać szacunek dłużnikowi w trakcie rozmowy. Negocjator musi spokojnie postępować z dłużnikiem, ale powinien również zdecydowanie zmierzać do spłaty zadłużenia. Najważniejsze w tej sytuacji jest partnerstwo, nie występuje podział na zwycięzcę i pokonanego. Ta metoda ułatwia osiągnąć cel do którego zmierza negocjacja z dłużnikiem, czyli spłata zadłużenia przy jednoczesnym utrzymaniu relacji biznesowych z kontrahentem.

Zasady strategii rozwiązania problemu

  1. Skontaktuj się z odpowiednią osobą, która jest upoważniona do podejmowania decyzji o płatnościach w firmie dłużnika. Np. Prezes, właściciel, księgowa.
  2. Używaj jasnych i zrozumiałych słów w rozmowie z dłużnikiem. Musisz być dokładny i szczegółowo określić, w jakim konkretnie terminie i miejscu dłużnik powinien uregulować swoje zobowiązania.
  3. Zadawaj pytania i słuchaj odpowiedzi. Zarzut kłamstwa skierowany do dłużnika zaostrzy konflikt. Powinieneś dopytywać, aby wyjaśnić niejasną sytuację. Zapisuj to, o czym mówi dłużnik, aby móc w późniejszym czasie dostrzec nieścisłości i sprzeczności.
  4. Gdy zadajesz trudne pytanie, wyjaśnij od razu swoje intencje. Dłużnik zostanie pozbawiony wszelkich wątpliwości, że może się uchylić od zapłaty. Powinieneś spokojnie rozmawiać z dłużnikiem, przy jednoczesnym stanowczym argumentowaniu swojego stanowiska.
  5. Bądź konsekwentny w tym, co mówisz. Jeśli zagrozisz konkretnym zachowaniem, musisz być gotowy wprowadzić je w życie. Kara powinna być dotkliwa, odpowiednia dla konkretnego dłużnika. Powinna dotyczyć czegoś, czego dłużnik najbardziej się obawia.

Formy manipulacji ze strony dłużnika

  • Kłamstwo dłużnika jest najczęstszą forma manipulacji. Opiera się ona na przekazywaniu wierzycielowi fałszywych informacji i wpływaniu w ten sposób na jego decyzje. Jedynym celem takiego zachowanie jest odstąpienie od działań windykacyjnych przez wierzyciela. Nie można jednak wytknąć dłużnikowi kłamstwa, ponieważ doprowadzi to do pogłębienia konfliktu.
  • Dłużnik udaje dobrą wolę – ta strategia opiera na zasadzie wzajemności. Dłużnik przedstawia swoje zaangażowanie w rozwiązaniu problematycznej sytuacji, obiecuje zaangażować się w rozwiązanie problemu, gdyż oczekuje, iż wierzyciel będzie bardziej skłonny do ustępstw i zakończenia dalszych działań windykacyjnych.
  • Dłużnik prosi o odrobinę cierpliwości – jeżeli dłużnik namówił wierzyciela, aby ten zatwierdził wydłużenie terminu płatności, pracownik odpowiedzialny za windykację musi przestrzegać zasady, że jeżeli zawieramy porozumienie z dłużnikiem, to dotyczy ono tylko jednej sprawy i nie rozszerza się na inne. W przypadku, gdy zaproponowany przez dłużnika termin spłaty jest względnie długi, warto podzielić go na kilka krótszych terminów, w których uregulowane zostaną konkretne części należności.
  • Gdy dłużnik oczekuje współczucia i przedstawia swoją sytuację, jako tragiczną oraz stara się w nią zaangażować wierzyciela – wierzyciel może okazać swoje współczucie, ale jego działania muszą być skupione wyłącznie na odzyskaniu należności.
  • Czasami dochodzi do sytuacji gdy, dłużnik okazuje swoją siłę i stanowczo traktuje wierzyciela chcąc podważyć jego samoocenę, co znacznie zmniejsza jego siłę negocjacyjną. Organizacja i odpowiedni podział pracy musi dokładnie pokazywać, jakie obowiązki wykonują poszczególni pracownicy i na jakich szczeblach hierarchii się znajdują. Jest to idealna ochrona przed tą forma manipulacji.

Rozpoznanie intencji dłużnika i kontrolowanie swoich emocji

Aby manipulacja ze strony dłużnika nie była skuteczna, powinniśmy rozpoznawać intencje dłużnika, a także kontrolować swoje emocje.

Osobisty stosunek do sprawy

Zachowanie takie bardzo rzadko jest pomocne w trakcie trwania negocjacji z dłużnikiem. Wierzyciel nie zachowuje się racjonalnie i odpowiednio do sytuacji, gdy nie potrafi zachować dystansu do sprawy. Skupia się wtedy na swoich emocjach i fakcie, że został oszukany. W tym przypadku przestaje się liczyć główny cel negocjacji, jakim jest odzyskanie długu, a wierzyciel zaczyna walczyć o godność osobistą. Jeśli człowiek jest zdenerwowany i wzburzony przestaje słuchać, do głowy przychodzą mu złe pomysły a nawet myśli o wycofaniu się ze sporu.

Uległość

Jest to emocjonalna pułapka, w którą wierzyciel może wpaść podczas rozmów z dłużnikiem. Związana jest z naiwnością, poczciwą wiarą i przekonaniem, że wszyscy są uczciwi i mówią prawdę. Tymczasem ludzie, którzy sa zdeterminowani, potrafią w bardzo przekonywający sposób wygadywać niesamowite rzeczy. Brak konkretnych i stanowczych argumentów, dokładności, używanie zdrobnień, nie sprawdzanie wyjaśnień dłużnika wysyłają sygnały o lęku i uległości wierzyciela.

System vindicat.pl

Wykorzystując system Vindicat z łatwością możesz prowadzić z dłużnikiem negocjacje związane z warunkami spłaty. Przy pomocy tego modułu, możesz przedstawić dłużnikowi swoje warunki ugodowego zakończenia sprawy w odniesieniu do konkretnej wierzytelności i zaprosić go do uczestniczenia w negocjacjach za pośrednictwem systemu Vindicat. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla obu stron. Wszystko odbywa się drogą elektroniczną.

Dodatkowe wskazówki

  • Musisz pamiętać, iż negocjacje kończą się wraz z momentem osiągnięcia porozumienia, lub po upłynięciu określonego terminu dla negocjacji, a dłużnik nie zareaguje lub gdy nie uda się osiągnąć konsensusu.
  • Negocjacje mogą trwać najdłużej 21 dni, a rozpoczynają się w momencie wysłania wiadomości do dłużnika z propozycją ugody. Wiadomość jest wysyłana poprzez e-mail, sms oraz pismo, które należy wysłać dłużnikowi listem poleconym.
  • Negocjacje nie są przeszkodą dla innych realizowanych czynności prawnych (pozwy, wezwania itp.). Wszystkie te czynności mogą odbywać się równocześnie. Jeśli negocjacje zakończą się sukcesem wszelkie inne czynności, takie jak np. rozpoczęty proces, zostają automatycznie zakończone.

Jak zawrzeć ugodę?

Do zawarcia ugody wymagana jest dobra wola wierzyciela jak i dłużnika. Za pomocą ugody strony dochodzą do kompromisu idąc na wzajemne ustępstwa odnoszące się do wiążącej ich sprawy bez konieczności występowania na drogę sądową. Ugoda z dłużnikiem jest rodzajem umowy w której strony ustalają dobrowolnie zasady rozwiązania łączącego ich sporu. Jest to najbardziej ekonomiczna forma rozwiązania sporu między przedsiębiorcami.

Z czego powinna się składać ugoda?

  • miejsce i data zawarcia ugody
  • wskazanie stron umowy i ewentualnie ich reprezentatntów
  • wskazanie z jakiego stosunku prawnego wynikają zawarte w niej wierzytelności
  • szczegółowe określenie wierzytelności, która jest jej przedmiotem oraz wskazanie dokumentów, które ja potwierdzają
  • wskazanie sposobu wykonania zobowiązania oraz inne ustępstwa wierzyciela, np.:
    • wydłużenie terminu płatności długu, ugoda musi zawierać harmonogram spłat konkretnych rat, mając na uwadze ich wysokość i terminy spłat
    • pomniejszenie kwoty długu, wielkość pomniejszenia zależy tylko i wyłącznie od ustaleń stron
    • podzielenie płatności długu na raty
    • umorzenie części lub całości odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie
    • wycofanie ewentualnie złożonego pozwu z sądu

Ustępstwa wierzyciela maja charakter warunkowy, są zależne od spełniania przez dłużnika jego zobowiązań wyrażonych w ugodzie. Z treści ugody powinno wynikać również, iż wierzyciel zrzeka się dochodzenia wszelkich innych roszczeń związanych z przedmiotem ugody w przyszłości. W ugodzie konieczne jest szczegółowe określenie wierzytelności, która jest jej przedmiotem.

  • zabezpieczenie wykonania ugody przez dłużnika – nie jest to niezbędny warunek ugody, ale może być przydatny, gdyby dłużnik nie wykonywał warunków ugody. Zabezpieczenie wykonania umowy może wystąpić jako:
    • ustanowienie na rzecz wierzyciela hipoteki albo zastawu rejestrowego do wysokości kwoty objętej ugodą
    • zawarcie z dłużnikiem umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie określonej rzeczy lub weksel In blanco
  • przepisy końcowe, np. wybór prawa właściwego, wybór sądu, sposób zmiany umowy, liczba egzemplarzy oraz ewentualnie sposób informowania wierzyciela o wykonywaniu ugody przez dłużnika

W treści ugody można wpisać klauzulę informującą o zrzeczeniu się przez dłużnika zarzutów w stosunku do wierzyciela, jak również oświadczenie dłużnika, iż towar lub usługa, która została mu dostarczona, były zgodne z umową. Oświadczenie potwierdzające wyczerpanie wszystkich roszczeń wierzyciela wypływających z konkretnego stosunku prawnego jest klauzulą ochronna dla dłużnika.

Ugoda w systemie Vindicat.pl

Za pomocą systemu Vindicat.pl wierzyciel z dłużnikiem, po osiągnięciu porozumienia,mogą zawrzeć ugodę. Ugoda, która zostanie zawarta w tej formie spełnia wymagania zawarte w art. 917 Kodeksu cywilnego, ponieważ nie zawiera on szczegółowych uregulowań odnoszących się do formy ugody, chyba że ustawa wymaga w danym przypadku szczególnej formy dla stosunku prawnego stanowiącego podstawę ugody.

Strony mogą skorzystać z możliwości wydrukowania wygenerowanej przez system Vindicat.pl umowy ugody i podpisanie jej. Tak zawarta ugoda jest podstawą do wystąpienia przeciwko dłużnikowi, w wypadku nie realizowania przez niego postanowień ugody, do sądu z pozwem w postępowaniu nakazowym.

Ten rodzaj postępowania stawia wierzyciela w pozycji uprzywilejowanej z uwagi na obniżenie wymaganej opłaty sądowej (1/4 wysokości opłaty liczonej według przepisów ogólnych), jak również wprowadza wobec dłużnika wymóg wniesienia pozostałej części opłaty (3/4 opłaty sądowej liczonej według zasad ogólnych) w przypadku chęci odwołania się przez niego od wydanego nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Ponadto, istotne z punktu widzenia wierzyciela jest, iż zawarcie umowy ugody przerwa bieg przedawnienia oraz potwierdza uznanie długu przez dłużnika.

Materiał partnera zewnętrznego

Sprawdź także

negocjacje po urlopie

Powrót po urlopie to dobry moment na zmiany w pracy

Powrót z urlopu to dobry moment na przewartościowanie i przeorganizowanie dotychczasowych obowiązków oraz wprowadzenie zmian. Jedną z nich powinno …