Strona główna / Biznes / Praca / Zarządzanie dokumentacją – upraszczamy sprawy skomplikowane

Zarządzanie dokumentacją – upraszczamy sprawy skomplikowane

Zarządzanie dokumentacją to wielowątkowy i zaawansowany proces | fot.: materiał partnera

Wiele firm boryka się z problemem właściwego obiegu dokumentacji. Trudności pojawiają się na różnych etapach, co może spowodować szereg zagrożeń. Jak się z nimi uporać?

Każdego roku w firmach zużywa się tony papieru. Służą one do druku umów, faktur, broszur czy choćby ofert. Widać na pierwszy rzut oka, że różnią się one od siebie rangą ważności. O ile ulotkę z ofertą pobliskiej pizzeri wrzucimy do teczki lub plecaka, o tyle akt notarialny lub umowę z kontrahentem musimy odpowiednio zabezpieczyć. Chronić należy wszelkie informacje, które mogłyby wpaść w niepowołane ręce. Dotyczy to zwłaszcza danych opatrzonych klauzulą ściśle tajne lub poufne. Problem dotyczy zarówno komórek administracji państwowej, jak i wszystkich przedsiębiorców. Jak sobie z nim poradzić?

Od czego zacząć?

Najlepiej określić ilość dokumentacji, która mogłaby trafić do właściwych komórek albo do archiwizacji. Znając ten parametr możemy przejść do segregacji. Tutaj jest spora dowolność w kwestii podziału i właściwego opisu. W każdej firmie znajdzie się przynajmniej jedna osoba, która znając jej specyfikę znajdzie optymalne rozwiązanie. Następnie rozdziela się dokumenty do segregatorów, teczek i pudeł. W kolejnym kroku trafią one do podręcznej szafy, gdzie przechowuje się tegoroczne sprawy albo do archiwum. Jest to ogólny obraz całego procesu. Każda firma ma własne pomysły na skuteczne zarządzanie dokumentacją. Warto pamiętać, że dokumenty w archiwum mogą być w pewnym momencie potrzebne. Wówczas ważne jest, aby w miarę sprawnie dotrzeć do potrzebnych informacji. Świadczyć to będzie o sprawności i dobrych decyzjach zarządczych dotyczących budowy systemu obiegu dokumentów.

Jak sobie z tym poradzić?

Dokument papierowy wymaga odpowiedniego traktowania i warunków przechowywania. Ma to wpływ na jego żywotność i trwałość. Złe warunki magazynowania mogą zniszczyć dokument. Ponadto wrzucenie wszystkich papierów do jednego kartonu bez podziału bodaj alfabetycznego z pewnością odbije się nam czkawką. W porządkowaniu przydatne będą teczki zawieszkowe, separatory, a także segregatory i koszulki. Dokument ląduje w segregatorze, który został opisany, i znana jest jego lokalizacja. W razie konieczności wyciąga się go, a wspomniane teczki wyraźnie odznaczają klientów, sprawy lub kontrakty. Dzięki temu dotarcie do interesujących nas danych staje się znacznie prostsze. Warto pamiętać o określeniu dostępu do różnego rodzaju danych określonej grupie osób. Dzięki temu będzie jasne, kto miał w nie wgląd. Z kolei to pozwoli na odpowiednie ewidencjonowanie obiegu dokumentów i każdorazowe określenie jego lokalizacji. 

Jak wdrożyć system obiegu dokumentów?

Warto zacząć od określenia zasobów, które trzeba zmobilizować do wykonania zadania. Kluczowe parametry to czas potrzebny do wykonania zadania i koszty, jakie będą z tym związane. Czasami samodzielne opracowanie systemu od podstaw bywa bardzo trudne. Istnieją firmy, które zawodowo zajmują się implementacją takich systemów, a także umożliwiają przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym. Takie przedsiębiorstwa również potrzebują odpowiedniego systemu i narzędzi. Nie zabraknie więc kartonów, teczek i oznaczeń, które pozwalają na zarządzanie danymi. Bardzo popularne są kody kreskowe drukowane lub naklejane na dokumentach. Ich skan pozwala na przyporządkowanie dokumentu w wirtualnej bazie danych. W razie konieczności wglądu wystarczy odnalezienie go w konkretnej aplikacji. Z kolei, gdy zajdzie potrzeba wyciągnięcia dokumentu, to będzie on dostarczony w krótkim czasie.

Zarządzanie dokumentacją to wielowątkowy i zaawansowany proces. Sztuką jest upraszczać skomplikowane sprawy. Efekty takich działań zazwyczaj są bardzo pozytywne i sprawdzają się w realiach dnia powszedniego. Znaczącym ułatwieniem jest odpowiednie opisanie i oznaczenie dokumentów. Przydadzą się więc teczki zawieszkowe, segregatory i na końcu kartony, które znajdą miejsce w archiwum. Warto więc zapanować nad obiegiem dokumentów zarówno w świecie cyfrowym, jak i tym materialnym. Dzięki temu dostęp do danych będzie prosty i szybki, a jak wiadomo, czas to pieniądz.

Materiał partnera zewnętrznego

Sprawdź także

Para przeglądająca dokumenty przed ślubem

Dokumenty potrzebne do zawarcia ślubu z obcokrajowcem

Według statystyk co roku w Polsce zawieranych jest 10 tysięcy małżeństw z osobami innej niż …