Mężczyzna wystawiający fakturę na laptopie w kawiarni
Każda firma dbająca o swój wizerunek koniecznie musi posiadać program do fakturowania | fot.: stock.adobe.com

Program do fakturowania – wygoda i bezpieczeństwo

W Polsce każdą wymianę handlową między kontrahentami dokumentuje się za pomocą faktur. Poza tym firma jest zobowiązana ewidencjonować swoje przychody na podstawie wystawionych dowodów sprzedaży w celu wyliczenia podatku. Rozwój różnorodnych programów sprawił, że przedsiębiorstwa ochoczo inwestują w programy oferujące wystawianie dokumentów handlowych.

W Polsce każdą wymianę handlową między kontrahentami dokumentuje się za pomocą faktur. Poza tym firma jest zobowiązana ewidencjonować swoje przychody na podstawie wystawionych dowodów sprzedaży w celu wyliczenia podatku. Rozwój różnorodnych programów sprawił, że przedsiębiorstwa ochoczo inwestują w programy oferujące wystawianie dokumentów handlowych.

Program do faktur w chmurze

Wygoda programu do fakturowania oznacza ciągłą dostępność, mobilność, aktualizację zgodną z wymogami prawa oraz ścisłą integrację z bazami przedsiębiorców z Głównego Urzędu Statystycznego i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dobry program powinien także generować ustrukturyzowane pliki faktur i przesyłać je do kontrahentów i służb podatkowych w formie jednolitego pliku kontrolnego. Ogólnie rzecz biorąc, systemy mają umożliwiać wystawienie dokumentu sprzedaży w każdym miejscu i na każdym urządzeniu działając na w pełni zaktualizowanych danych.

Im większa liczba wystawianych faktur, tym większe ryzyko pomyłki. Idealnie działający program do fakturowania musi być kompatybilny z:

  • systemami CMR,
  • rejestrami wykonanych czynności,
  • systemami zarządzającymi gospodarką magazynową,
  • platformą e-commerce,
  • kasami fiskalnymi online,
  • listą dłużników,
  • białą listą podatników.

Warto zaznaczyć, iż takie programy także informują o klientach, którzy nie spłacają swoich zobowiązań w terminie z różnych przyczyn. Mogą nimi być: brak dostępu do konta firmowego, brak przelewów od własnych kontrahentów czy nieuczciwość. Tę kwestię także rozwiąże takie oprogramowanie, ponieważ uzyskuje ono łączność z Biurem Informacji Gospodarczej. Programy do fakturowania posiadają możliwość szybkiego opłacenia rachunku za pomocą wygenerowanego linku lub przez zdalną łączność z firmami zajmującymi się faktoringiem. Systemy generują także informacje o braku płatność oraz wezwania do zapłaty.

Warty uwagi program do fakturowania w chmurze może ponadto posiadać dodatkowe zalety

  • jeśli mamy do czynienia ze sprzedażą abonamentową, program do fakturowania generuje automatycznie faktury i wysyła je do kontrahenta,
  • jeśli jest taka potrzeba – program do fakturowania zaplanuje wysyłkę przypomnień o zapłacie. Dodatkowo można ustalić formę takiego przypomnienia (e-mail, sms)
  • może też wysyłać faktury elektronicznie wraz ze specjalnie wygenerowanym linkiem do bezpośredniej płatności,
  • programy do fakturowania mogą służyć do przeprowadzania analiz potrzebnych do działania przedsiębiorstwa.

Jak fakturować?

Dane, jakie powinna zawierać faktura, prezentuje prawo podatkowe oraz ustawa o VAT. Natomiast jedną z funkcji programów do fakturowania musi być możliwość tworzenia plików JPK oraz ich wysyłki do organów administracji skarbowej. Takie programy umożliwiają ich posiadaczom generowanie rejestrów  sprzedaży, przez co z łatwością mogą oni obliczyć wysokość podatku.

Pomoc przy automatyzacji pracy

Specjalne oprogramowanie niosą pomoc użytkownikowi, który musi wprowadzać wiele faktur poprzez:

  • wyszukanie i pobranie danych klientów z bazy GUS; wystarczy znać numer NIP, pozostałe dane zostaną uzupełnione a kontrahent zapisany w bazie. Podczas wypisywania dokumentów należy tylko wybrać odpowiedniego klienta a wszystkie jego dane automatycznie zostaną przeniesione na fakturę,
  • tworzenie magazynów poprzez dodawanie odpowiednich towarów i usług; osoba zajmująca się gospodarką magazynową nie musi za każdym razem wprowadzać nazwy towaru; w taki też sposób można kontrolować stany magazynowe,
  • weryfikowanie kontrahentów, czy są oni czynnymi podatnikami VAT,
  • automatyczne księgowanie faktur oraz przeliczanie faktur wystawionych w innej walucie – program samodzielnie pobiera kursy walut a także wylicza późniejsze różnice kursowe.

Każda firma dbająca o swój wizerunek koniecznie musi posiadać program do fakturowania, jak na przykład https://wfirma.pl/program-do-fakturowania. Pozwala on upłynnić pracę w wielu płaszczyznach funkcjonowania przedsiębiorstwa a także sprawić, że pracownicy nie będą musieli wykonywać żmudnych i niepotrzebnych prac.

OLI

Sprawdź także

widok na fakturę na laptopie

Faktoring jako źródło finansowania. Jak to działa?

Zewnętrzne źródła finansowania działalności gospodarczej są wykorzystywane przez przedsiębiorców jako sposób na poprawę płynności finansowej …