Mężczyzna wystawiający fakturę na laptopie w kawiarni
Każda firma dbająca o swój wizerunek koniecznie musi posiadać program do fakturowania | fot.: stock.adobe.com
Strona główna / Biznes / Program do fakturowania – wygoda i bezpieczeństwo

Program do fakturowania – wygoda i bezpieczeństwo

W Polsce każdą wymianę handlową między kontrahentami dokumentuje się za pomocą faktur. Poza tym firma jest zobowiązana ewidencjonować swoje przychody na podstawie wystawionych dowodów sprzedaży w celu wyliczenia podatku. Rozwój różnorodnych programów sprawił, że przedsiębiorstwa ochoczo inwestują w programy oferujące wystawianie dokumentów handlowych.

W Polsce każdą wymianę handlową między kontrahentami dokumentuje się za pomocą faktur. Poza tym firma jest zobowiązana ewidencjonować swoje przychody na podstawie wystawionych dowodów sprzedaży w celu wyliczenia podatku. Rozwój różnorodnych programów sprawił, że przedsiębiorstwa ochoczo inwestują w programy oferujące wystawianie dokumentów handlowych.

Program do faktur w chmurze

Wygoda programu do fakturowania oznacza ciągłą dostępność, mobilność, aktualizację zgodną z wymogami prawa oraz ścisłą integrację z bazami przedsiębiorców z Głównego Urzędu Statystycznego i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dobry program powinien także generować ustrukturyzowane pliki faktur i przesyłać je do kontrahentów i służb podatkowych w formie jednolitego pliku kontrolnego. Ogólnie rzecz biorąc, systemy mają umożliwiać wystawienie dokumentu sprzedaży w każdym miejscu i na każdym urządzeniu działając na w pełni zaktualizowanych danych.

Im większa liczba wystawianych faktur, tym większe ryzyko pomyłki. Idealnie działający program do fakturowania musi być kompatybilny z:

  • systemami CMR,
  • rejestrami wykonanych czynności,
  • systemami zarządzającymi gospodarką magazynową,
  • platformą e-commerce,
  • kasami fiskalnymi online,
  • listą dłużników,
  • białą listą podatników.

Warto zaznaczyć, iż takie programy także informują o klientach, którzy nie spłacają swoich zobowiązań w terminie z różnych przyczyn. Mogą nimi być: brak dostępu do konta firmowego, brak przelewów od własnych kontrahentów czy nieuczciwość. Tę kwestię także rozwiąże takie oprogramowanie, ponieważ uzyskuje ono łączność z Biurem Informacji Gospodarczej. Programy do fakturowania posiadają możliwość szybkiego opłacenia rachunku za pomocą wygenerowanego linku lub przez zdalną łączność z firmami zajmującymi się faktoringiem. Systemy generują także informacje o braku płatność oraz wezwania do zapłaty.

Warty uwagi program do fakturowania w chmurze może ponadto posiadać dodatkowe zalety

  • jeśli mamy do czynienia ze sprzedażą abonamentową, program do fakturowania generuje automatycznie faktury i wysyła je do kontrahenta,
  • jeśli jest taka potrzeba – program do fakturowania zaplanuje wysyłkę przypomnień o zapłacie. Dodatkowo można ustalić formę takiego przypomnienia (e-mail, sms)
  • może też wysyłać faktury elektronicznie wraz ze specjalnie wygenerowanym linkiem do bezpośredniej płatności,
  • programy do fakturowania mogą służyć do przeprowadzania analiz potrzebnych do działania przedsiębiorstwa.

Jak fakturować?

Dane, jakie powinna zawierać faktura, prezentuje prawo podatkowe oraz ustawa o VAT. Natomiast jedną z funkcji programów do fakturowania musi być możliwość tworzenia plików JPK oraz ich wysyłki do organów administracji skarbowej. Takie programy umożliwiają ich posiadaczom generowanie rejestrów  sprzedaży, przez co z łatwością mogą oni obliczyć wysokość podatku.

Pomoc przy automatyzacji pracy

Specjalne oprogramowanie niosą pomoc użytkownikowi, który musi wprowadzać wiele faktur poprzez:

  • wyszukanie i pobranie danych klientów z bazy GUS; wystarczy znać numer NIP, pozostałe dane zostaną uzupełnione a kontrahent zapisany w bazie. Podczas wypisywania dokumentów należy tylko wybrać odpowiedniego klienta a wszystkie jego dane automatycznie zostaną przeniesione na fakturę,
  • tworzenie magazynów poprzez dodawanie odpowiednich towarów i usług; osoba zajmująca się gospodarką magazynową nie musi za każdym razem wprowadzać nazwy towaru; w taki też sposób można kontrolować stany magazynowe,
  • weryfikowanie kontrahentów, czy są oni czynnymi podatnikami VAT,
  • automatyczne księgowanie faktur oraz przeliczanie faktur wystawionych w innej walucie – program samodzielnie pobiera kursy walut a także wylicza późniejsze różnice kursowe.

Każda firma dbająca o swój wizerunek koniecznie musi posiadać program do fakturowania, jak na przykład https://wfirma.pl/program-do-fakturowania. Pozwala on upłynnić pracę w wielu płaszczyznach funkcjonowania przedsiębiorstwa a także sprawić, że pracownicy nie będą musieli wykonywać żmudnych i niepotrzebnych prac.

OLI

Sprawdź także

Mężczyzna wystawia faktury

Fakturowanie z MEGA-TECH

Wystawianie faktur bywa niekiedy nie lada wyzwaniem i pracochłonnym procesem. Aby uprosić fakturowanie łódzka firma …