Nikt nie jest w stanie zapewnić obsługi od A do Z zupełnie samodzielnie. Dlatego dobra agencja eventowa zawsze współpracuje z partnerami | fot.: Materiał partnera zewnętrznego
Strona główna / Społeczeństwo / Firma eventowa? Trudny wybór…

Firma eventowa? Trudny wybór…

Ostatnie lata przyniosły prawdziwy wysyp firm eventowych. Tym razem jednak ilość nie poszła w parze z jakością i znalezienie w ogromie ofert czegoś godnego uwagi czasem niemal graniczy z cudem. Warto więc poznać parę prostych zasad wyboru agencji eventowej.

Kompleksowe działanie

Są takie firmy eventowe, które działają od przypadku do przypadku. Pojawia się zlecenie, a wtedy ktoś po ich stronie próbuje od zera ogarnąć temat. Jeśli chodzi o nowe agencje, to jest to zrozumiałe, ale czasem firmy działające od paru lat nadal nie mają dobrych kontaktów ani sprawdzonych obiektów. Efekt jest taki, że każdy kolejny event przez nie organizowany może się udać, a może być kompletnym niewypałem. Dobrze by było, gdyby w tych agencjach ktoś podawał ostrzeżenie znane z giełdy: dawne wyniki nie mogą być wskaźnikiem przyszłych wyników.

Atrakcje z zewnątrz

Nikt nie jest w stanie zapewnić obsługi od A do Z zupełnie samodzielnie. Dlatego dobra agencja eventowa zawsze współpracuje z partnerami. Ma oczywiście własny sprzęt, choćby mobilny basen z generatorem fal, ale już własnego myśliwca wojskowego na pewno nie utrzymuje – nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby taką atrakcję załatwić. Nie należy się przejmować, jeśli za większość atrakcji będzie odpowiadał ktoś inny – ważne, żeby człowiek z ramienia agencji przygotowujący imprezę, dobrze wszystko skoordynował.

Przygotowanie

W większości materiałów promocyjnych agencje eventowe przechwalają się, jakie to wspaniałe imprezy tematyczne mogą zorganizować. Oczywiście, że to fajna sprawa, ale warto pamiętać, że zaczynanie od największych atrakcji to kiepski wybór i wydawać by się mogło, że wie o tym każda agencja eventowa. Warszawa jest tego doskonałym przykładem: działa to paręnaście agencji, a prawie żadna nie wspomina, że może dostarczyć na przykład pełne wyposażenie sali konferencyjnej albo catering zgodny z tematyką imprezy. Warto więc takie rzeczy też sprawdzać, bo główna atrakcja sama imprezy nie zrobi.

Wydarzenia nietypowe

Najczęściej organizacja eventów kojarzy się z jakimiś imprezami dla korporacji albo towarzyszącymi konferencjom branżowym. To oczywiście też jest ważne, ale firmy eventowe muszą obsługiwać także wydarzenia nieco mniej kojarzące się z hucznymi zabawami, np. wmurowanie kamienia węgielnego pod budowę nowego biurowca klasy A albo otwarcie nowego mostu w mieście. Coraz częściej eventy organizuje się nawet z okazji otwarcia nowego oddziału firmy albo zamiast typowego wyjazdu integracyjnego. A jeśli firma od eventów nie daje rady z ich organizacją, można nabrać uzasadnionych podejrzeń, że wszystko, co robi, to powtarzanie w kółko jednego schematu. To zaś nijak nie idzie w parze z dobrą zabawą.

Bez kontaktu?

Samo podanie numeru telefonu to za mało, trzeba go jeszcze odbierać. A nietrudno odnieść wrażenie, że dla wielu firm z branży eventowej clou działania stało się pokazywanie zdjęć z imprez, a nie ich organizowanie. Zawsze warto wiedzieć, kto po stronie firmy zajmuje się wydarzeniem.

To co prawda dziwne kryterium wyboru, ponieważ trudno będzie obiektywnie ocenić jakość kontaktu. Jeśli jednak od początku nie zaiskrzy, to nie ma co liczyć na to, że współpraca będzie układała się pomyślnie i uda się organizacja eventów. Warszawa daje duże możliwości i można wtedy po prostu zmienić firmę – ten biznes nie lubi sentymentów.

Doświadczenie

Na pewno nie jest tak, że nowe agencje trzeba od razu skreślać. Świeża krew w branży często daje bodziec do tworzenia jeszcze lepszych imprez, ale jednak warto zachować ostrożność. Jeśli portfolio agencji jest niezbyt bogate, to trzeba się dwa razy zastanowić nad powierzeniem takiej firmie organizacji dużego wydarzenia. Z drugiej jednak strony… Często rozbudowane portfolio też nie będzie gwarancją sukcesu. Doświadczenie warto więc sprawdzić, ale jednak zawsze z rezerwą.

Choć z pewnością przy wyborze agencji eventowej warto będzie jeszcze spojrzeć na kontakt, cennik czy terminarz, należy zacząć od sprawdzenia tego, co daje odpowiedź na pytanie: czy oni w ogóle wiedzą, czym jest event?. Jeśli nie, to cena nie będzie już miała znaczenia.

Materiał partnera zewnętrznego

Sprawdź także

Przekąski z łososiem

Zapraszasz znajomych na domówkę? Poznaj pomysły na szybkie przekąski

Każdy pretekst jest dobry, by zorganizować domówkę. Jeżeli nawet nie istnieje ku temu żadna ważna …