Strona główna / Biznes / Zamówienia publiczne. Co zmieniło się w 2018?

Zamówienia publiczne. Co zmieniło się w 2018?

Plik JEDZ musi być uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. | fot.: materiał partnera zewnętrznego

2018 dla sektora zamówień publicznych był rokiem rewolucyjnych zmian. 18 kwietnia weszły w życie przepisy według których składanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia możliwe jest tylko drogą elektroniczną.

Konieczne stało się też zaszyfrowanie pliku oraz jego uwierzytelnienie za pomocą podpisu elektronicznego. Ustawodawca nie zezwolił przy tym na użycie profilu zaufanego ePUAP, co oznacza, że konieczne stało się użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zmiana przepisów to dla wykonawców zamówień publicznych spore utrudnienie. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, których pracownicy do tej pory rzadko dysponowali podpisem elektronicznym, a ich ponadto nie mieli doświadczenia w jego używaniu. Takich problemów można uniknąć korzystając z usług dobrych dostawców.

Nowa procedura przesyłania JEDZ

Proces wycofywania papierowych formularzy rozpoczął się o 18 kwietnia 2018. Z początku przepisy dotyczyły samych plików JEDZ. Od 18 października drogą elektroniczną musi zaś odbywać się cała komunikacja między zamawiającym, a wykonawcą. Modyfikacja przepisów to dla obu stron konieczność zmiany przyzwyczajeń i dostosowania się do nowych procedur.

Obecnie prawie wszystkie – z pewnymi wyjątkami, o których za chwilę – przetargi muszą być prowadzone za pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres e-mail powinien być podany w ogłoszeniu przetargu i w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). W dokumentach tych muszą też znaleźć się informacje o wymaganym formacie pliku, sposobie jego kodowania oraz terminie dostarczanych ofert.

Nowe przepisy przewidują możliwość złożenia oferty także inną niż elektroniczna drogą.

Tak może stać tylko w określonych sytuacjach – na przykład kiedy konieczna jest prezentacja produktu lub gdy oferta jest adresowana do przedsiębiorców działających w branży, w której dostępność niezbędnych aplikacji nie jest powszechna.

Dużo dokumentów
18 kwietnia weszły w życie przepisy według których składanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia możliwe jest tylko drogą elektroniczną. | fot.: materiał partnera zewnętrznego

Jak przesłać plik JEDZ?

Procedura złożenia elektronicznego pliku JEDZ składa się z siedmiu etapów:

  1. Zamawiający tworzy dokumenty zamówienia, w których określa między innymi format plików, rodzaj ich kodowania oraz termin odbioru – informacje, które będą przydatne przy konstruowaniu pliku oferowego;
  2. Wykonawca sporządza elektroniczny plik JEDZ korzystając z odpowiedniego programu;
  3. Po wykonaniu pliku opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  4. Tak sporządzony dokument musi zostać poddany szyfrowaniu i opatrzony hasłem – w tym celu można użyć któregoś z darmowych programów takich jak na przykład AES Crypt lub 7-zip;
[WAŻNE: dużą wagę należy przyłożyć do skuteczności hasła. By rzeczywiście chroniło ono plik przed niepowołanym dostępem, nie może zawierać nazw własnych oraz danych związanych z wykonawcą lub zamawiającym. Powinno ponadto składać z liter, cyfr oraz znaków niealfabetycznych.]
  1. By umożliwić zamawiającemu otworzenie pliku JEDZ, hasło powinno znaleźć się w treści wiadomości z ofertą lub we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
  2. Kolejny krok to przesłanie oferty lub wniosku do zamawiającego wraz z plikiem JEDZ na adres podany w dokumentach zamówieniami;
  3. Po otrzymaniu oferty, zamawiający dekoduje plik JEDZ i sprawdza poprawność elektronicznego podpisu;

Zamawiający może uznać, że w pliku JEDZ brakuje informacji kluczowych w procedurze wyboru wykonawcy. W takiej sytuacji zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia danych. Ten powinien niezwłocznie przesłać odpowiedź opatrzoną podpisem elektronicznym. Nie jest jednak konieczne ponowne szyfrowanie dokumentu.

Podpis elektroniczny. Co trzeba wiedzieć?

Plik JEDZ musi być uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wprowadzenie tego obowiązku to zmiana, którą w największym stopniu odczują firmy realizujące zamówienia publiczne. Posługiwanie się podpisem elektronicznym wymaga odpowiedniego oprogramowania, sprzętu oraz umiejętności. Dlatego wybierając dostawcę, warto upewnić się, czy zapewnia on także przeszkolenie pracowników firmy z poprawnego szyfrowania oraz podpisywania dokumentów. Firma NetVet dojeżdża do siedziby klienta, instaluje certyfikat na wybranych komputerach i programach, a także szkoli pracowników, jak poprawnie go używać.

Podpis elektroniczny może być używany wyłącznie przez osobę, na którą został wystawiony. Jeśli w firmie zamówieniami publicznymi zajmuje się kilku pracowników, dla każdego z nich należy kupić i zainstalować osobny zestaw z certyfikatem kwalifikowanym. Składa się on z karty kryptograficznej (opcjonalnie wraz z czytnikiem), samego certyfikatu oraz oprogramowania, które umożliwia wystawienie podpisu elektronicznego.

Certyfikat jest wydawany przez firmy wpisane na prowadzoną przez Narodowe Centrum Certyfikacji listę dostawców usług zaufania Ministerstwa Cyfryzacji. Jego ważność może wynosić od roku lub dwóch lat. Co ważne, jego zastosowanie nie ogranicza się do składania plików JEDZ. Jest on także uznawany we wnioskach do Krajowego Rejestru Sądowego, przy korzystaniu z usług Urzędów Pracy, w deklaracjach celnych i podatkowych oraz w korespondencji z GIIF lub GIODO.

Materiał partnera zewnętrznego