Kreatywna.pl Gazeta Kreatywna
Podobne artykuły
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Od momentu jego uruchomienia dobrowolnego w styczniu 2022 roku, a w szczególności w związku z planowanym wejściem w życie obowiązku fakturowania elektronicznego przez KSeF w 2026 roku, system ten stał się kluczowym elementem codzienności przedsiębiorców. Choć jego wprowadzenie niesie wiele korzyści – jak bezpieczeństwo danych czy zwiększona kontrola nad obiegiem dokumentów – to nie jest pozbawione wyzwań.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Krajowym Systemie e-Faktur, jego obsłudze, zmianach i interpretacjach, zobacz nasz przewodnik: KSeF pytania i odpowiedzi
To kompendium aktualnych informacji, które pozwoli Ci uniknąć kosztownych błędów i zyskać pewność, że Twój biznes jest zgodny z wymogami prawa.
Brak przygotowania do obowiązkowego korzystania z KSeF
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że już niebawem korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem, a nie opcją. Brak przygotowania może prowadzić do chaosu organizacyjnego, zakłóceń w procesie fakturowania oraz trudności w kontaktach z administracją skarbową. Najczęstszym problemem jest brak wdrożenia odpowiednich narzędzi informatycznych pozwalających na prawidłową obsługę KSeF. W wielu firmach nie przeprowadzono też szkoleń pracowników odpowiedzialnych za wystawianie dokumentów księgowych. Często pomijana jest także analiza istniejących procesów fakturowania i ich dostosowanie do nowego modelu działania.
Aby uniknąć tych błędów, warto już teraz skorzystać z dostępnych szkoleń – zarówno darmowych, jak i komercyjnych – organizowanych przez instytucje publiczne oraz firmy oferujące systemy księgowe. Rekomendowane jest także wcześniejsze przetestowanie integracji systemu finansowo-księgowego z KSeF, co pozwala wykryć potencjalne problemy jeszcze przed wejściem w życie obowiązku. Dobrym rozwiązaniem jest również korzystanie z narzędzi, które już teraz są w pełni zintegrowane z KSeF, jak na przykład Faktura.pl.
Błędne nadawanie uprawnień do KSeF
Korzystanie z KSeF wymaga nadania właściwych uprawnień osobom, które będą korzystać z systemu. Zdarza się, że przedsiębiorcy przekazują zbyt szerokie uprawnienia osobom, które nie powinny mieć pełnego dostępu do danych finansowych firmy. Równie często zdarza się pominięcie pracowników działu księgowości lub zewnętrznych biur rachunkowych przy nadawaniu dostępu do systemu. Dodatkowym problemem bywa brak aktualizacji nadanych ról w sytuacji zmian kadrowych, co skutkuje nieuprawnionym dostępem lub blokadą procesów wewnętrznych.
Aby tego uniknąć, należy skrupulatnie określić zakres ról poszczególnych użytkowników. System KSeF pozwala na nadanie precyzyjnych uprawnień, dzięki czemu można ograniczyć dostęp tylko do wybranych funkcji. Ważne jest także cykliczne przeglądanie nadanych uprawnień oraz ich aktualizacja w razie zmian kadrowych. Pamiętajmy, że nadanie uprawnień odbywa się za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy i nie powinno być traktowane jako jednorazowa formalność.
Niewłaściwe formatowanie danych w fakturze
System KSeF wymusza stosowanie ściśle określonej struktury faktur w formacie XML. Oznacza to, że każda faktura musi zawierać odpowiednie dane zapisane zgodnie z wymaganym standardem. Wiele dokumentów jest odrzucanych z powodu błędów, które mogłyby zostać łatwo wykryte przy użyciu walidacji danych. Do typowych problemów należą błędnie wpisany NIP kontrahenta, brak daty sprzedaży lub wystawienia faktury, a także stosowanie niedozwolonych znaków specjalnych w polach opisowych.
Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia faktury przez system, należy korzystać wyłącznie z oprogramowania, które gwarantuje poprawność struktury XML. Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić dane kontrahenta w oficjalnych bazach, takich jak GUS lub VIES. Dobrze zaprojektowany system fakturowania powinien także zawierać funkcję walidacji danych wprowadzanych przez użytkownika, dzięki czemu niepoprawne informacje zostaną wychwycone przed przesłaniem dokumentu do KSeF.
Brak odbioru faktury przez kontrahenta
Choć faktura przesłana do KSeF uznawana jest formalnie za doręczoną w momencie jej zarejestrowania w systemie, nie oznacza to, że druga strona rzeczywiście się z nią zapoznała. Dotyczy to zwłaszcza kontrahentów, którzy jeszcze nie korzystają z KSeF. W praktyce może się więc okazać, że faktura nie zostanie w terminie opłacona, ponieważ odbiorca nie wiedział o jej istnieniu.
Aby uniknąć nieporozumień, warto już teraz ustalić z kontrahentami sposób komunikacji dotyczący przesyłanych faktur. Nawet jeśli dokument trafia do KSeF, dobrym zwyczajem jest dodatkowe przesłanie wersji PDF mailem lub powiadomienie telefoniczne. Przechowywanie potwierdzeń komunikacji może też stanowić dowód w razie sporu dotyczącego terminowości płatności.
Błędy przy anulowaniu lub korygowaniu faktur
Jedną z ważniejszych zmian, jakie wprowadza KSeF, jest brak możliwości anulowania faktury po jej zarejestrowaniu w systemie. Jeśli zostanie popełniony błąd, jedyną dopuszczalną drogą jego naprawienia jest wystawienie faktury korygującej. Niestety, wiele firm nadal próbuje usuwać błędne dokumenty lub wystawia korekty bez podania wymaganych informacji, takich jak przyczyna korekty.
Dlatego już na etapie wdrażania KSeF należy opracować wewnętrzne procedury postępowania z dokumentami wymagającymi korekty. Pracownicy odpowiedzialni za wystawianie faktur powinni znać nową strukturę i wiedzieć, jak poprawnie przygotować dokument korygujący. Warto także upewnić się, że wykorzystywane narzędzia księgowe obsługują ten typ operacji.
Problemy z podpisem elektronicznym i uwierzytelnieniem
Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia użytkownika, które może się odbywać na kilka sposobów: za pomocą podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej lub profilu zaufanego. Każda z tych metod ma swoje wymagania techniczne, a ich nieznajomość lub zaniedbanie może skutkować brakiem możliwości zalogowania się do systemu. Najczęściej spotykane problemy to nieważny certyfikat podpisu, błędna konfiguracja narzędzi lub brak alternatywnego sposobu logowania w razie awarii głównego konta.
Aby zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami, warto regularnie sprawdzać ważność certyfikatów i mieć plan awaryjny na wypadek problemów z logowaniem. Dobrym rozwiązaniem jest nadanie uprawnień więcej niż jednemu administratorowi oraz korzystanie z oprogramowania zgodnego z wymogami technicznymi KSeF.
Brak integracji z biurem rachunkowym
Wdrożenie KSeF znacząco zmienia sposób współpracy pomiędzy przedsiębiorcami a ich biurami rachunkowymi. Jeśli nie zostanie zapewniona odpowiednia integracja, może dojść do opóźnień w dostarczaniu dokumentów, błędów w księgowaniu lub nieporozumień na linii klient–księgowy. Do najczęstszych problemów należy brak bezpośredniego dostępu biura rachunkowego do faktur znajdujących się w systemie, co zmusza przedsiębiorców do przesyłania ich mailowo lub w formie papierowej.
Rozwiązaniem tych problemów jest korzystanie z systemów, które oferują automatyczne udostępnianie faktur bez konieczności ich ręcznego przesyłania. Należy także formalnie nadać odpowiednie uprawnienia biuru rachunkowemu w systemie KSeF oraz uzgodnić sposób i harmonogram przekazywania dokumentów.
Jak skutecznie uniknąć błędów w KSeF
Wdrożenie KSeF to nie tylko techniczna zmiana, ale nowy sposób myślenia o obiegu dokumentów. Odpowiednie przygotowanie, przeszkolenie zespołu, wybór odpowiednich narzędzi i dbałość o jakość danych to klucz do sukcesu. W razie wątpliwości warto sięgać po sprawdzone źródła wiedzy.
KSeF to przyszłość polskiego fakturowania. Jak każde narzędzie, wymaga znajomości, przygotowania i ostrożności. Artykuł, który właśnie przeczytałeś, jest krokiem ku świadomemu i bezpiecznemu przejściu do nowej rzeczywistości dokumentowej.
Materiał partnera zewnętrznego
