Podobne artykuły

W większości firm najczęściej dominuje dokumentacja w formie papierowej, która często krąży od jednego pomieszczenia do drugiego, przez co narażona jest na utratę, zniszczenie lub wgląd osób niepożądanych. Możliwe jest wyeliminowanie tego rodzaju ryzyka i jednoczesne przyśpieszenie pracy całej firmy. Wystarczy wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, dzięki któremu wszystkie kluczowe dokumenty znajdują się w jednym miejscu i są dostępne do wglądu w dowolnym momencie.

Coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne zarządzanie fakturami

Każdy przedsiębiorca szuka sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy i czasu oraz na zwiększenie wydajności pracowników i bezpieczeństwa informacji będących w obiegu w firmie. Okazuje się, że wszystko to zapewnia elektroniczny obieg dokumentów, dzięki któremu przedsiębiorca może mieć pełną kontrolę nad budżetem i przejrzysty dostęp do ponoszonych wydatków.

Elektroniczne zarządzanie fakturami pozwala na uporządkowanie i sklasyfikowanie firmowej dokumentacji. Gromadzenie ogromnej ilości dokumentacji w formie papierowej jest problematyczne i nieefektywne. Bardzo trudno jest dotrzeć w ten sposób do konkretnych informacji i pochłania to wiele czasu, a jak wiemy czas to pieniądz.

Pracownik zamiast wypełniać swoje obowiązki, traci czas na poszukiwanie czegoś, co w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów ma praktycznie pod ręką. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest także wyeliminowanie wielu niepożądanych sytuacji (zgubienie dokumentów, niedotrzymanie terminów), które przyczyniają się do chaosu i bałaganu oraz do straty czasu.

Papierowa faktura zakupowa musi zostać w pierwszej kolejności zeskanowana i wprowadzona do systemu komputerowego, a następnie konieczne jest sprawdzenie jej treści i zweryfikowanie zasadności dokumentu. Po wzbogaceniu e-faktury o konkretne informacje, następuje wstępna dekretacja księgowa. Opisana faktura zostaje wysłana do przełożonego, potem jest akceptowana przez prezesa i na koniec zostaje zaksięgowana w systemie ERP.

Wszystkie e-faktury wraz z opisami i akceptacjami są cały czas dostępne do wglądu w systemie komputerowym. Elektroniczny obieg dokumentów jest innowacyjnym rozwiązaniem, na wdrożenie którego decyduje się coraz więcej firm. Jest to sposób na zwiększenie bezpieczeństwa, wygody i profesjonalizmu oraz na poprawę działania całej organizacji.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na łatwy i przejrzysty dostęp do wszystkich informacji, niezależnie od działu w firmie, co pozwala uchronić się przed konsekwencjami związanymi z przeoczeniem czy też zgubieniem poszczególnych dokumentów. Zaoszczędzić można również na zakupie urządzeń drukujących, papieru do drukowania, tuszu i wielu innych akcesoriów.

Jako, że integracja elektronicznego obiegu dokumentów odbywa się wieloetapowo, nie zaburza ona funkcjonowania firmy, a pracownicy mają czas na zapoznanie i dostosowanie się do nowego systemu. Przedsiębiorca może ustalić, co ma zostać zawarte w danym dokumencie i kto będzie miał do niego oraz w jaki sposób elektroniczna dokumentacja będzie krążyła po firmie. Jest to idealne rozwiązanie zarówno dla dużych korporacji, jak również dla średnich przedsiębiorstw i małych firm.

Materiał partnera zewnętrznego