Strona główna / Biznes / Jesteś przedsiębiorcą? Postaw na faktury online!
Młoda kobieta wystawia fakturę online
Elektroniczne faktury online pozwalają na znaczne uproszczenie i usprawnienie realizacji zadań związanych z księgowością. | fot.: Fotolia

Jesteś przedsiębiorcą? Postaw na faktury online!

Wiele kwestii składa się na sprawne i efektywne prowadzenie działalności. To zarówno odpowiednie rozpoznanie rynku, wysoka jakość obsługi klienta czy skuteczna strategia marketingowa, jak i właściwe wykonywanie obowiązków dotyczących księgowości. Do nich z kolei zalicza się m.in. poprawna realizacja faktur VAT. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na wystawianie tych dokumentów w formie elektronicznej oraz wysyłanie ich przez internet. Zwłaszcza, że współcześnie istnieją narzędzia, które w znacznym stopniu ułatwiają tego typu zadania.

Warunki związane z wystawianiem faktur

Według funkcjonującej definicji, faktura VAT to specjalny dokument, rodzaj rachunku, poświadczający dokonaną pomiędzy pośredniczącymi ze sobą stronami transakcję (sprzedaż towarów, świadczenie usług). Wystawiana jest przez jednych podatników podatku VAT na rzecz innych lub osób prawnych, niebędących podatnikami (a nawet na wyraźne życzenie osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej), oraz podlega ona osobnym przepisom prawnym.

Zasady sporządzania faktur VAT regulują określone przepisy, zawarte w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Finansów. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, na dokumencie muszą się znaleźć takie informacje, jak: data wystawienia, kolejny numer (umożliwiający precyzyjną identyfikację rachunku), adresy oraz imiona i nazwiska (lub nazwy) podatnika i nabywcy towarów czy usług, ich numery identyfikacyjne (jak NIP i jego zagraniczne odpowiedniki), data dokonania lub zakończenia transakcji (ewentualnie też: data uiszczenia zaliczki), nazwy usług bądź towarów (wraz z takimi informacjami, jak ich miara, ilość, liczba czy zakres) z cenami jednostkowymi netto, a także ogólna wartość netto towarów lub usług objętych transakcją, stawka podatku, suma wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej z niego), kwota podatku od tej sumy oraz ogólna kwota należna.

Oczywiście, w zależności od konkretnego przypadku i rodzaju faktury, pewne elementy mogą okazać się niekonieczne bądź przeciwnie – potrzebne będą dodatkowe szczegóły (o których mowa w przepisach). Podobnie jest z czasem, jaki podatnik ma na wystawienie faktury. Zwykle jednak terminem ostatecznym jest 15. dzień miesiąca następującego po tym, w jakim doszło do zrealizowania transakcji. Przedsiębiorca ma też obowiązek przechowywać każdy taki dokument przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.

Faktury online oraz ich korzyści

Współcześnie przedsiębiorcy mogą realizować opisywane dokumenty w wersji tradycyjnej, czyli papierowej, albo elektronicznej – jako tzw. e-faktury. Co więcej, przepisy nie określają konkretnego wzoru takiego rachunku. Najważniejsze, by faktura zawierała niezbędne dane. Natomiast to już od przedsiębiorcy zależy, czy przyjmie ona postać papierową, czy cyfrową – stanie się własnoręcznie wypełnionym formularzem, wykorzystanym, gotowym drukiem lub też dokumentem wygenerowanym przez specjalny program. W praktyce coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elektroniczną postać dokumentu (przy czym nabywca musi wyrazić na to zgodę).

Wiąże się to z licznymi atutami tego rozwiązania. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z wieloma kontrahentami, wystawianie papierowych dokumentów może zabierać dużo czasu i nastręczać pewnych trudności. Elektroniczne faktury online pozwalają na znaczne uproszczenie i usprawnienie realizacji zadań związanych z księgowością. Zwłaszcza, że cyfrowe odpowiedniki (np. w postaci plików PDF) nie wymagają odręcznego podpisu. Takie systemy, jak bizin.pl, pozwalają na szybkie, wygodne i bezpieczne generowanie i porządkowanie zarówno faktur online, jak i innych dokumentów (np. Jednolitego Pliku Kontrolnego). Ponadto, przedsiębiorcy chętnie sięgają po tego typu rozwiązania, gdyż umożliwiają one kompleksowe i efektywne zarządzanie działalnością (m.in. za sprawą automatyzacji poszczególnych zadań, monitoringu stanów magazynowych czy precyzyjnej kontroli finansów). Warto też wspomnieć o innych, pozytywnych aspektach faktur online: takie dokumenty można najszybciej dostarczyć i najłatwiej skorygować, obniżają one koszty druku i wysyłki oraz sprzyjają środowisku.

OLI

Sprawdź także

Najwięcej firm upada w trzecim roku działalności

Nadmiar zaufania do kooperantów często gubi mniejsze firmy. Wywiadownie gospodarcze podkreślają, że właśnie w tym segmencie …