Kreatywna.pl Gazeta Kreatywna
Podobne artykuły
Nowoczesne technologie są już dzisiaj obecne w wielu aspektach działania przedsiębiorstw. Digitalizacja dokumentów finansowych jest tematem, którym interesuje się coraz więcej firm. W związku z tym pojawiają się pytania, jakie korzyści może dać to rozwiązanie. Czym więc tak naprawdę jest digitalizacja faktur oraz digitalizacja obiegu faktur i jak może pomóc ona w rozwoju organizacji?
Digitalizacja faktur: co to jest?
Firmy, które widzą konieczność cyfryzacji i zastanawiają się nad wdrożeniem nowych rozwiązań technologicznych, muszą znać znaczenie wielu podobnie brzmiących terminów. Procesem, o którym często słyszy się w tym kontekście, jest digitalizacja faktur. Na czym ona jednak polega? Najprościej mówiąc, digitalizacja faktury to zmiana jej formy z papierowej na cyfrową, na przykład poprzez jej zeskanowanie. Niektóre osoby mogą zastanawiać się, czy takie przechowywanie dokumentów finansowych jest zgodne z prawem. Zmiany, które zaszły w ostatnich latach, sprawiły jednak, że faktura elektroniczna jest traktowana tak samo jak papierowa. Sama digitalizacja dokumentów finansowych nie wystarczy jednak, by firma w pełni wykorzystała potencjał nowych technologii. W tym celu warto zadbać także o cyfryzację całego obiegu faktur.
Czy digitalizacja faktur i digitalizacja obiegu faktur to to samo?
Digitalizacja obiegu faktur jest pojęciem szerszym niż sama digitalizacja faktur – polega ona bowiem nie tylko na zmianie formy dokumentów, ale także na wdrożeniu systemu, który umożliwia między innymi ich przechowywanie, wyszukiwanie, przekazywanie i ewidencjonowanie. Pozwala ona więc również na prowadzenie e-Archiwum oraz elektronicznej ewidencji faktur.
Digitalizacja obiegu faktur https://www.logito.pl/obieg-faktur jest więc przeniesieniem całego procesu związanego z tradycyjnym obiegiem dokumentów finansowych do odpowiedniego systemu. Co ważne, jest on tam nadal realizowany w taki sam sposób – dzięki odpowiednim narzędziom wszystko jest jednak wygodniejsze. Rozwiązanie to wpłynie pozytywnie na efektywność firmy i nie będzie stanowiło żadnych problemów w przypadku kontroli. Jakie jednak konkretne zalety odniesie firma, która zdecyduje się na jego wdrożenie?
Zalety digitalizacji obiegu faktur
Cyfryzacja obiegu faktur w firmie to rozwiązanie, które chętnie wdrażają zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa. Niesie to za sobie wiele korzyści, takich jak:
- ułatwienie dostępu do faktur dla upoważnionych osób;
- usprawnienie wyszukiwania dokumentów;
- oszczędność czasu, która jest związana z możliwością automatyzacji procesów takich jak wprowadzanie danych do systemu i przekazywanie dokumentów finansowych;
- usprawnienie przechodzenia przez etapy obiegu faktur oraz tworzenia raportów i wyciągów dotyczących ich ewidencji;
- redukcja kosztów, które wynikają z konieczności drukowania, przekazywania i przechowywania papierowych faktur;
- umożliwienie stworzenia cyfrowego archiwum, które będzie łatwiejsze w uporządkowaniu i zapewni bezpieczeństwo dokumentów;
- ułatwienie weryfikacji wykonywanych zadań oraz zapewnienie możliwości łatwiejszego wykrycia i poprawienia błędów.
Aby jednak firma mogła odnieść wszystkie korzyści, jakie daje digitalizacja dokumentów finansowych oraz całego obiegu faktur, konieczne jest wybranie odpowiedniego dostawcy systemu. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na to, by narzędzie to było dopasowane do procesów finansowych, które są obecne w firmie. System musi dawać także możliwość wprowadzania modyfikacji, rozbudowywania go oraz integracji. Dobrze także jeżeli będzie on jak najprostszy w obsłudze – dzięki temu wszystkie korzyści, które daje fakturowanie elektroniczne będą odczuwalne znacznie szybciej.
Materiał partnera zewnętrznego
