kobieta piszą ca oficjalny list biznesowy na komputerze
W tym artykule znajdziesz przydatne zwroty i przykłady wypowiedzi powszechnie uczonych na kursach językowych | fot.: stock.adobe.com
Strona główna / Biznes / Jak napisać list formalny po angielsku – przydatne zwroty i przykłady

Jak napisać list formalny po angielsku – przydatne zwroty i przykłady

Jeśli na horyzoncie pojawia się ważny egzamin lub praca, w której list oficjalny po angielsku będzie na porządku dziennym, warto pomyśleć o podszkoleniu swoich umiejętności z nauczycielem na żywo lub nawet native speakerem. Istnieją bowiem zwroty, które powinny pojawić się jedynie w określonym kontekście, a ton wypowiedzi powinien być dostosowany do sytuacji, w związku z którą taki list formalny angielski jest wysyłany.

Niezależnie od tego, czy miejsce, w którym chcesz ćwiczyć swój angielski Kraków, Warszawa czy Wrocław, pamiętaj, że w dzisiejszych czasach lokalizacja nie jest już ograniczeniem! W dobie szybkiego Internetu większość korepetycji i tak odbywa się drogą elektroniczną. Nie musisz już przemierzać miasta w godzinach szczytu – uczysz się w dogodnych dla siebie godzinach i z każdego miejsca, w którym się akurat znajdziesz. Taki tryb nauki oferuje między innymi Buki, czyli platforma łącząca korepetytorów z uczniami, którzy chcą podszkolić swoje umiejętności pisania różnych form wypowiedzi.

W tym artykule znajdziesz przydatne zwroty i przykłady wypowiedzi powszechnie uczonych na kursach językowych. Pisanym najczęstszym listem formalny jest obecnie mail biznesowy. I choć zasady pisania takiej formy są nieco mniej restrykcyjne, nadal należy upewnić się, że zarówno sformułowania użyte w wypowiedzi, jak i  jej zakończenie, są poprawne w danej sytuacji.

1.     Wstęp

Jak zacząć list formalny po angielsku? Tak samo jak każdy inny list oraz większość pozostałych form wypowiedzi, na przykład list nieformalny czy list motywacyjny. We wstępie należy zawrzeć:

  1. oficjalne przywitanie, w jednej z poniższych form (bez odstępstw od tej reguły)
    1. Dear Sir/Madam lub Dear Sirs – gdy nie znamy adresata, lub
    2. Dear Mr/Mrs/Miss – gdy znamy nazwisko adresata
    3. To whom it may concern (do osoby, której temat może dotyczyć)
  2. Krótki opis sprawy, w związku z którą kontaktujemy się z daną osobą/ instytucją/ działem.

Istnieje kilka dobrze przyjętych zwrotów, których warto użyć we wstępie listu formalnego po angielsku celem wprowadzenia do tematu, np.:

    1. I am writing to you regarding/ in reference to/ in response to ….
    2. I am writing to enquire about…
    3. I am writing to you on behalf of…
    4. In reply to your request/question/enquiry from…

Taki wstęp nie jest wymagany jedynie w przypadku notatki nieformalnej, w której od razu przechodzi się do kolejnego punktu, czyli celu pisania wypowiedzi.

2.     Rozwinięcie

Jak napisać rozwinięcie w liście formalnym? Najważniejszą zasadą pisania listu oficjalnego jest bycie zwięzłym i przechodzenie prosto do tematu maila/ listu/ zażalenia, oczywiście z zachowaniem zasad savoir-vivre w danej sytuacji. By utrzymać odpowiedni ton wypowiedzi, warto korzystać z zestawu pomocnych zwrotów wymienionych poniżej:

  • I am interested in/ I would like to know…
  • I would appreciate if you…
  • We would be grateful if you could (tell us/ describe/ advise…)
  • We received your complaint/suggestion/ enquiry … and we would like to inform you that…
  • The outcome of your recent application …
  • We regret to inform you that…

Każdy z powyższych zwrotów jest dobrym otwarciem akapitu Rozwinięcie i oddaje charakter listu formalnego. Pamiętaj, że to, co następuje później, to dokładny, lecz zwięzły opis zaistniałej sytuacji lub celu pisania, który powinien stylem odpowiadać takiemu wstępowi. Zaleca się więc używanie zwrotów takich jak:

  • I agree with your view on the matter, however, …
  • We cannot accommodate your request at the moment due to…
  • Firstly… Secondly… Thirdly/ Lastly…
  • I (strongly) believe/ I reckon…
  • However, ….
  • On one hand…
  • What is more/ Furthermore/ Moreover…

Po przedstawieniu swojej pozycji, w liście formalnym po angielsku należy opisać swoją decyzję lub nakreślić przyszłe preferowane rozwiązanie zaistniałej sytuacji. Jeśli nic nie da się zrobić, można pokusić się o stwierdzenie:

  • We regret there was more we could do for you lub
  • We will keep your name on our database in case a new opportunity arises in the future.

3.     Zakończenie

Kiedy powód pisania listu lub maila został już opisany i zawarto najważniejsze elementy tematu, nie trzeba przedłużać wypowiedzi. Czas zakończyć list, czyli w sposób formalny podsumować temat lub zapewnić o swojej otwartości do dalszej dyskusji w kwestiach spornych.

Najczęściej list formalny kończy się jednym z poniższych zwrotów:

  • Please do not hesitate to contact us with any other questions that may arise.
  • Thank you for your interest in our services.

4.     Przykłady

Przykładowy list formalny informujący kandydata o wynikach rekrutacji:

Dear Mr Kowalski,

I am writing to you on behalf of XYZ Motors Inc. in reference to your recent application for the position of Mechanical Engineer in Denver, UK.

I regret to inform you that this time your application was unsuccessful and a candidate with more suitable set of skills has been chosen for this post. However, we would like to keep your documents in our database in case of a similar job opportunity arising in the future.

We appreciate your interest in our company and the time you spent applying for this post.

Yours faithfully,
Andrew Rose,
Head of Recruitment Team

 

Wzór formalnej odpowiedzi na zapytanie ofertowe:

Dear Miss Nowak,

I am writing to you regarding the enquiry we received from you last week on our email support@oracs.com.

Please be informed that adjustments you enquired about are possible and we will be happy to provide you with a tailor-made version of our software that can be meet your needs. However, such service is outside of the scope of the Basic membership you currently hold and therefore would need to be charged accordingy. Please find the breakdown of the Additional Charges attached.

We will be delighted to assist you with any other enquiries you may have. Please do not hesitate to contact us by replying to this e-mail.

Yours faithfully,
Amanda Morse

5.     Podsumowanie

Pamiętaj, że w listach formalnych nie stosuje się skrótów, jedynie pełne formy wyrazów. Nie używa się więc wyrażeń z apostrofami, z wyjątkiem takich, które określają przynależność (Mr Smith’s reply, company’s name itd.). Z tego powodu zawsze używaj formy I am, We are, it does not, we cannot itp.

W liście formalnym nie powinno używać się również terminów uznawanych za kolokwialne, np.:

  • I like… – bardziej poprawne formy to: I appreciate, I enjoy, I am keen on, I am fond of, I take pleasure in…
  • I do not want to – zamień na I do not wish to… (discourage you, present an obstacle …)
  • because – by wytłumaczyć swoją postawę lub decyzję, lepiej użyć zwrotów hence, since, as a result due to, as long as, for, thanks to…
  • like – kiedy chcesz przedstawić podobieństwo między przedmiotami, np. like when you were working here, zastąp like w liście formalnym za pomocą: (such) as, similar, for example, for instance, which…
  • phrasal verbs, takich jak: come across, put up with, get back to me
Materiał partnera zewnętrznego

Sprawdź także

Nauka języka agielskiego na różnych poziomach

Ile czasu potrzeba, aby przejść z poziomu A1 na B2 w języku angielskim?

Na terenie UE stosuje się ujednolicony system kategorii, który pozwala na określenie biegłości w języku …