półka z dokumentami w segregatorach i w pudełkach
Właściwe zarządzanie dokumentami pozwala na szybki i łatwy dostęp i zaoszczędzenie dużej ilości czasu na ich szukaniu | fot.: stock.adobe.com
Strona główna / Biznes / Praca / Różne, sprawdzone sposoby na wygodne utrzymywanie w porządku ważnych dokumentów

Różne, sprawdzone sposoby na wygodne utrzymywanie w porządku ważnych dokumentów

Niezależnie od tego, czy mowa o dokumentach, które trzymamy w biurze, czy tych prywatnych przechowywanych w domu, utrzymanie porządku i ładu pozwala zaoszczędzić wiele czasu. Na rynku dostępnych mamy wiele praktycznych rozwiązań, które ułatwiają segregowanie, składowanie i archiwizację dokumentów. Warto z ich użyciem wypracować system, który pozwoli nam zachować łatwy dostęp do bieżących dokumentów i odnaleźć te, które zostały już odłożone na bok.

Kategoryzacja dokumentów

Podstawą wprowadzenia porządku w dokumentach jest odpowiednie ich kategoryzowanie. Jeżeli nie będziemy o to dbać, szybko okaże się, że w naszych zasobach zapanował chaos, a znalezienie właściwego dokumentów graniczy z cudem. Aby temu zapobiec, warto przygotować specjalne teczki, segregatory i etykiety, które w łatwy sposób będziemy mogli opisać z jak największą dokładnością. Każdemu rodzajowi dokumentów poświęcamy inną teczkę i segregator i to najlepiej w różnych kolorach. Stosowanie takiego systemu pozwoli nam w łatwy i szybki sposób odnaleźć miejsce dla dokumentów np. medycznych, firmowych, umów, czy dokumentów sprzedażowych. W przypadku, gdy dla każdej kategorii stosujemy inny kolor, wystarczy rzut oka, by wiedzieć, gdzie dany dokument ma się znaleźć.

Przydatne akcesoria ułatwiające szybki dostęp

Szczególnie przydatne w pracy z dokumentami okazują się akcesoria, które umożliwiają szybki dostęp do pism, które są potrzebne na bieżąco. Warto zaopatrzyć się nie tylko we wspomniane wcześniej teczki i segregatory, ale także niezwykle praktyczne organizery lub stojaki, które postawimy w łatwo dostępnym miejscu na biurku. Do wyboru mamy różne rodzaje i materiały wykonania, które z łatwością dopasujemy do stylu wnętrza. Dobrze w tym wypadku sprawdzą się też ozdobne pudełka, które nie tylko będą służyć nam jako organizery, ale także ozdobią przestrzeń. Oprócz tego w segregowaniu przydadzą się koszulki i obwoluty. Przydatne mogą się też okazać pionowe szafki ścienne, które możemy zamontować w dowolnym miejscu, do którego łatwo sięgnąć. Jeżeli mamy mało przestrzeni i chcemy maksymalnie ją wykorzystać, warto zastanowić się nad zakupem organizerów i schowków montowanych na drzwi np. szafki.

Archiwizacja dokumentów

Jeżeli mamy do przechowania większą ilość dokumentów, które nie będą nam potrzebne na bieżąco warto zaopatrzyć się w pudełka z solidnej tektury. Pozwolą one na bezpieczne i praktyczne składowanie pism i ochronią je przed działaniem kurzu. O dodatkowy porządek wewnątrz pudełka możemy zadbać, używając skoroszytów, do których dokumenty włożymy bezpośrednio lub z wykorzystaniem dodatkowego zabezpieczenia w postaci koszulek. Nie możemy zapominać o tym, by zarówno skoroszyty, jak i same pudełka były podpisane. Dobrze też, by pudełka wyposażone były w wygodne pokrywki i uchwyty, które ułatwią przenoszenie.

Właściwe zarządzanie dokumentami pozwala na szybki i łatwy dostęp i zaoszczędzenie dużej ilości czasu na ich szukanie. Warto skorzystać z udogodnień w postaci organizerów i innego rodzaju akcesoriów, które ułatwią nam zapanowanie nad stosem papierów.

KMA

Sprawdź także

Para przeglądająca dokumenty przed ślubem

Dokumenty potrzebne do zawarcia ślubu z obcokrajowcem

Według statystyk co roku w Polsce zawieranych jest 10 tysięcy małżeństw z osobami innej niż …